ข้อมูล 6 อย่างที่ระบบร้านต้องเก็บ ถ้าไม่อยากคีย์ซ้ำตอนปิดงบ

ปัญหาที่เจอบ่อยที่สุดเวลารับช่วงต่อระบบที่คนอื่นทำไว้ คือระบบ "ใช้งานได้" แต่ ข้อมูลใช้ทำบัญชีไม่ได้ สุดท้ายเจ้าของร้านต้องคีย์ใหม่อยู่ดี

นี่คือ 6 อย่างที่ต้องเก็บตั้งแต่วันแรก ถ้าเก็บครบ ตอนปิดงบจะกด export ครั้งเดียวจบ

1. วันที่ของรายการ ไม่ใช่วันที่บันทึก

สองอย่างนี้ไม่เหมือนกัน ขายวันที่ 31 แต่มาคีย์วันที่ 2 ของเดือนถัดไป ถ้าระบบเก็บแค่วันที่บันทึก ยอดจะข้ามเดือนทันที และงบเดือนนั้นผิดทั้งเดือน

เก็บทั้งสองฟิลด์เสมอ แล้วให้รายงานอ้างอิงวันที่ของรายการ

2. เลขที่เอกสารที่ไม่ซ้ำและไม่ข้าม

สรรพากรดูความต่อเนื่องของเลขที่เอกสาร ระบบต้องออกเลขแบบเรียงลำดับ ห้ามข้าม และถ้ายกเลิกต้องเก็บรายการที่ยกเลิกไว้ ไม่ใช่ลบทิ้ง

3. แยกฐานภาษีกับ VAT ออกจากกัน

เก็บเป็นสามช่องแยกกัน

• ราคาก่อนภาษี
• จำนวน VAT
• ราคารวม

อย่าเก็บแค่ราคารวมแล้วหวังว่าจะถอดย้อนหลังได้ เพราะการปัดเศษรายบรรทัดกับรายบิลให้ผลไม่เท่ากัน และผลต่างจะสะสมจนงบไม่ลง

4. ต้นทุนต่อหน่วยตอนที่ขาย

ราคาทุนเปลี่ยนตลอด ถ้าเก็บแค่ราคาทุนปัจจุบันในตารางสินค้า พอย้อนดูกำไรของเดือนที่แล้วจะได้ตัวเลขผิด

บันทึกต้นทุน ณ วินาทีที่ขาย ลงไปในรายการขายเลย นี่คือฟิลด์เดียวที่ทำให้ตอบได้ว่า "เมนูไหนขายดีแต่กำไรน้อย"

5. ช่องทางรับเงิน

เงินสด โอน บัตร หรือแอปพลิเคชัน — แต่ละช่องทางกระทบการกระทบยอดธนาคารต่างกัน ถ้าไม่แยกไว้ ตอนปิดงบต้องมานั่งไล่สลิปทีละใบ

6. ผู้ทำรายการ

ใครเป็นคนบันทึก ใครเป็นคนยกเลิก เก็บไว้ทั้งหมด ไม่ใช่เพื่อจับผิด แต่เพื่อให้ตามรอยได้เวลาตัวเลขไม่ตรง และเป็นสิ่งที่ผู้สอบบัญชีจะถามหา

รูปแบบไฟล์ที่ควรส่งออกได้

อย่างน้อยควร export ได้สามแบบ

รูปแบบ	ใช้ทำอะไร
CSV รายการขายรายบรรทัด	ให้สำนักงานบัญชีนำเข้าโปรแกรมบัญชี
สรุปยอดขายรายวัน	กระทบยอดกับเงินที่เข้าบัญชี
รายงานสต๊อกคงเหลือ ณ สิ้นงวด	ใช้ตีราคาสินค้าคงเหลือตอนปิดงบ

สรุป

ระบบที่ออกแบบโดยคนที่ไม่เคยปิดงบ มักเก็บข้อมูลพอให้ "หน้าจอสวย" แต่ไม่พอให้ "ปิดงบได้"

ถ้ากำลังจะจ้างใครทำระบบ ลองเอา 6 ข้อนี้ไปถามดู แล้วคุณจะรู้ทันทีว่าเขาเคยอยู่กับตัวเลขจริงหรือเปล่า